الإعدادات: إعدادات الأرشيف
الغرض
توفر صفحة إعدادات الأرشيف للمسؤولين موقعًا مركزيًا لعرض وإدارة واستعادة بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة أو المحذوفة. بدلاً من إزالة المعلومات بشكل دائم، يتم الاحتفاظ بالبطاقات المؤرشفة، مما يسمح للمنظمات باستعادة العمل، ومراجعة النشاط التاريخي، والحفاظ على سجل تدقيق للتغييرات.
سواء تم أرشفة البطاقة عن قصد أو حذفها عن طريق الخطأ، تضمن إعدادات الأرشيف بقاء معلومات الأعمال المهمة متاحة وقابلة للاسترداد.
القيمة التجارية
مع تطور المنظمات، قد يتم أرشفة نتائج الأعمال عند اكتمال المبادرات، أو تغير الأولويات، أو إعادة تنظيم العمل. ومع ذلك، تظل المعلومات التاريخية غالبًا ذات قيمة للتقارير والامتثال والتخطيط المستقبلي.
تساعد إعدادات الأرشيف المنظمات على:
- استعادة بطاقات نتائج الأعمال التي تم حذفها أو أرشفتها عن طريق الخطأ.
- الحفاظ على السجلات التاريخية دون ازدحام لوحات المعلومات النشطة.
- تتبع نشاط المستخدمين لأغراض التدقيق والمسؤولية.
- البحث في المعلومات المؤرشفة باستخدام الفلاتر.
- استعادة نتائج الأعمال مع الحفاظ على تاريخها.
من خلال الاحتفاظ بالمعلومات المؤرشفة، يمكن للمنظمات إدارة أعمالها بثقة دون خطر فقدان البيانات المهمة بشكل دائم.
الهدف
الهدف من إعدادات الأرشيف هو توفير أرشيف آمن ومركزي للمسؤولين حيث يمكن البحث في بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة ومراجعتها واستعادتها عند الحاجة.
تمكّن إعدادات الأرشيف المستخدمين من:
- عرض بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة والمحذوفة.
- البحث في السجلات المؤرشفة باستخدام الفلاتر.
- مراجعة تاريخ البطاقة ونشاط المستخدم.
- استعادة البطاقات المؤرشفة إلى موقعها الأصلي.
- الحفاظ على المعلومات التاريخية للتقارير والتدقيق.
نظرة عامة
تعرض إعدادات الأرشيف جميع بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة والمحذوفة المتاحة للمنظمة.
يتضمن كل سجل مؤرشف معلومات تاريخية تتيح للمسؤولين فهم دورة حياة البطاقة، بما في ذلك الإنشاء، والتحديثات، والأرشفة، والاستعادة، وأنشطة الحذف.
تتضمن صفحة إعدادات الأرشيف:
- فلاتر التواريخ
- قدرات البحث والتصفية
- تاريخ البطاقة
- وظيفة الاستعادة
- تتبع نشاط المستخدم
ميزات إدارة الأرشيف
فلتر نطاق التاريخ
استخدم حقول التاريخ من وإلى لعرض البطاقات المؤرشفة ضمن نطاق تاريخ محدد.
هذا مفيد عند البحث عن الأعمال التي تم أرشفتها أو حذفها مؤخرًا.
البحث والتصفية
استخدم أيقونة التصفية لتحديد موقع البطاقات المؤرشفة باستخدام كلمات رئيسية أو معلومات أخرى قابلة للبحث.
يساعد البحث في العثور بسرعة على نتائج الأعمال المحددة دون مراجعة الأرشيف يدويًا.
تاريخ البطاقة
تعرض كل بطاقة مؤرشفة معلومات تاريخية مهمة، بما في ذلك:
- تم الإنشاء بواسطة
- تاريخ الإنشاء
- آخر تحديث بواسطة
- تاريخ آخر تحديث
- تم الأرشفة بواسطة
- تاريخ الأرشفة
- تم الاستعادة بواسطة
- تاريخ الاستعادة
يوفر هذا السجل التدقيقي رؤية كاملة لدورة حياة كل نتيجة أعمال مؤرشفة.
الاستعادة
يؤدي اختيار استعادة إلى إعادة نتيجة الأعمال المؤرشفة إلى موقعها الأصلي ضمن هيكل نتائج الأعمال.
يتم الاحتفاظ بجميع المعلومات المرتبطة، بما في ذلك التاريخ والعلاقات.
⚠️ مهم: إعادة استعادة البطاقة تعيدها إلى موقعها السابق. إذا تغير الهيكل الأب الأصلي، تحقق من الهيكل المستعاد بعد الاستعادة.
كيفية إدارة البطاقات المؤرشفة
الخطوة 1
انتقل إلى نتائج الأعمال.
الخطوة 2
اختر الإعدادات.
الخطوة 3
انقر على إعدادات الأرشيف.
الخطوة 4
اختر إدارة إعدادات الأرشيف.
تفتح صفحة إدارة الأرشيف.
الخطوة 5
(اختياري) قم بتصفية السجلات المؤرشفة.
يمكنك:
- اختيار تاريخ من.
- اختيار تاريخ إلى.
- البحث باستخدام أيقونة التصفية.
يساعد هذا في تضييق الأرشيف إلى السجلات التي تريد مراجعتها.
الخطوة 6
راجع بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة.
اختر بطاقة لمراجعة تاريخها وتفاصيلها.
الخطوة 7
استعد بطاقة.
انقر على استعادة بجانب نتيجة الأعمال المطلوبة.
تتم استعادة البطاقة إلى موقعها الأصلي.
الخطوة 8
تحقق من الاستعادة.
تأكد من ظهور نتيجة الأعمال في الموقع المتوقع واحتفاظها بالمعلومات المرتبطة بها.
✔ النتيجة المتوقعة
تظهر نتيجة الأعمال المستعادة ضمن هيكل نتائج الأعمال مع الحفاظ على معلوماتها التاريخية.
ملاحظات
📝 استعادة نتيجة الأعمال تحافظ على نشاطها التاريخي.
📝 تبقى السجلات المؤرشفة قابلة للبحث طالما تم الاحتفاظ بها في الأرشيف.
📝 توفر إعدادات الأرشيف سجل تدقيق تاريخي لنشاط نتائج الأعمال.
الأسئلة المتكررة
هل إنشاء بطاقة جديدة يحدث عند استعادة بطاقة؟
لا. يتم استعادة نتيجة الأعمال الأصلية مع معلوماتها التاريخية.
هل يمكنني البحث في البطاقات المؤرشفة؟
نعم. تتضمن إعدادات الأرشيف فلاتر تواريخ وقدرات بحث لتحديد موقع السجلات المؤرشفة بسرعة.
هل يحتفظ بتاريخ البطاقة بعد الاستعادة؟
نعم. تظل المعلومات التاريخية مرتبطة بنتيجة الأعمال بعد استعادتها.
الملخص
توفر إعدادات الأرشيف موقعًا آمنًا ومركزيًا لإدارة بطاقات نتائج الأعمال المؤرشفة. بدلاً من فقدان المعلومات القيمة بشكل دائم، يمكن للمنظمات الاحتفاظ بالسجلات التاريخية، ومراجعة النشاط، واستعادة نتائج الأعمال متى دعت الحاجة.
من خلال دمج التصفية، وسجل التدقيق، وقدرات الاستعادة، تساعد إعدادات الأرشيف المنظمات على الحفاظ على سجلات دقيقة مع إبقاء لوحات المعلومات النشطة مركزة على العمل الحالي.
تعليقات