كيفية تقديم طلب تغيير لتعديل القيمة "الفعلية"
تتيح ميزة طلب تغيير القيمة الفعلية للمستخدمين طلب تحديثات على القيمة الفعلية في بطاقة النتيجة الرئيسية (KR) مع الحفاظ على الدقة والمساءلة والتحكم في الموافقة. يضمن هذا سير العمل توثيق التغييرات في بيانات الأداء الرئيسية بشكل صحيح، ومراجعتها، والموافقة عليها من قبل المسؤولين أو المعتمدين المعينين.
الغرض
تم تصميم عملية طلب التغيير لحماية سلامة بيانات المؤسسة مع توفير طريقة محكمة للمستخدمين لطلب التحديثات.
من خلال اشتراط المراجعة والموافقة قبل تطبيق التغييرات، يمكن للمؤسسات:
- منع التعديلات غير المصرح بها
- الحفاظ على دقة واتساق البيانات
- تحسين المساءلة
- ضمان التوافق الاستراتيجي
- الحفاظ على سجل التدقيق
- دعم متطلبات الامتثال والتقارير
حالة العمل
بصفتك مستخدمًا، يمكنك استخدام ميزة طلب تغيير القيمة الفعلية لإجراء تحديثات البيانات بمسؤولية وشفافية. من خلال هذا سير العمل، يمكنك:
تقديم طلب تغيير عندما يكون هناك حاجة لتحديث القيمة الفعلية لنتيجة رئيسية.
تقديم الأدلة الداعمة عن طريق رفع ملفات أو روابط تبرر التغيير.
التوافق مع القيادة من خلال تأكيد موافقة مديرك قبل التقديم.
متابعة حالة الموافقة مباشرة من بطاقة النتيجة الرئيسية.
استلام إشعارات عبر البريد الإلكتروني عند تقديم طلبك أو الموافقة عليه أو رفضه.
للمسؤولين والمعتمدين، توفر هذه الميزة:
سير عمل المراجعة والموافقة الذي يضمن سلامة البيانات.
إشعارات البريد الإلكتروني للطلبات المعلقة.
سجل تدقيق كامل يظهر من قدم الطلب، ومن راجعه، ومن وافق على كل تغيير.
تساعد هذه العملية في الحفاظ على المساءلة والثقة في تقارير أداء المنظمة.
شاهد الفيديو لمعرفة كيفية تقديم طلب تغيير "القيمة الفعلية":
نظرة عامة
يشمل سير عمل طلب التغيير كلًا من تدفق المستخدم وتدفق المسؤول، مما يضمن التحقق من التحديثات وتتبعها في كل خطوة.
تدفق المستخدم: يمكن للمستخدمين النهائيين تقديم طلب لتغيير القيمة الفعلية للنتيجة الرئيسية، وإرفاق الوثائق الداعمة، وتأكيد التوافق مع قائدهم.
تدفق المسؤول: يتلقى المعتمدون إشعارًا عبر البريد الإلكتروني، ويراجعون التفاصيل والأدلة المقدمة، ويوافقون أو يرفضون الطلب.
تساعد المؤشرات البصرية مثل الأيقونات وتغييرات اللون المستخدمين على التعرف بسهولة على حالة الطلبات مباشرة من بطاقات النتائج الرئيسية الخاصة بهم.
الميزات والوظائف
مع ميزة طلب تغيير القيمة الفعلية، يمكن للمستخدمين والمسؤولين:
تقديم طلبات تغيير منظمة لتحديث النتائج الرئيسية.
رفع الأدلة أو الوثائق لدعم الطلبات.
استلام إشعارات آلية عند التقديم أو الموافقة أو الرفض.
عرض أيقونات الحالة (مثل أيقونة الجرس للانتظار، وعلامة الصح للموافقة).
متابعة جميع التغييرات المعتمدة والمرفوضة في علامة تبويب التفاصيل للنتيجة الرئيسية، بما في ذلك:
القيمة السابقة
القيمة الجديدة
الحالة
تم التحديث بواسطة / تمت الموافقة بواسطة
الأدلة الداعمة
تاريخ التحديث
تضمن هذه الوظيفة أن كل تغيير في البيانات مرئي، ومُحقق، ومسجل للرجوع إليه مستقبلاً.
الإعدادات
تمكين عملية طلب التغيير
انتقل إلى:
الإعداد → التفضيلات
ابحث عن:
عملية طلب التغيير (فتح البطاقة)
يمكن للمسؤولين:
- تمكين أو تعطيل الميزة
- تكوين المعتمدين حسب نوع البطاقة
- تكوين المعتمدين حسب نوع العمل
- تحديد ملكية الموافقة
مثال على التكوين
| نوع البطاقة | نوع العمل | المعتمد(ون) |
|---|---|---|
| نتيجة أعمال | الكل | المعتمد المعين |
| مبادرة | أعمال | المعتمد(ون) المعين(ون) |
بمجرد التمكين، سيرى المستخدمون خيار طلب تغيير على البطاقات والنتائج الرئيسية المؤهلة.
تقديم طلب تغيير
الخطوة 1: فتح البطاقة
انتقل إلى البطاقة أو النتيجة الرئيسية التي تحتاج إلى تعديل.
الخطوة 2: اختيار طلب تغيير
من قائمة إجراءات البطاقة أو النتيجة الرئيسية:
- انقر على قائمة النقاط الثلاث.
- اختر طلب تغيير.
يفتح نموذج طلب التغيير.
الخطوة 3: إكمال الطلب
نوع الطلب
اختر الفئة المناسبة للطلب.
الوصف
قدم معلومات مفصلة تشرح:
- ما الذي سيتغير
- لماذا هناك حاجة للتغيير
- مبرر العمل
- التأثير المتوقع
مثال:
"يرجى تحديث الهدف من 15% إلى 20% للتوافق مع الأهداف التجارية المعدلة."
الوثائق الداعمة
يمكن للمستخدمين رفع وثائق داعمة لتبرير الطلب.
تشمل الأمثلة:
- حالات الأعمال
- التحليل المالي
- الموافقة التنفيذية
- وثائق التخطيط الاستراتيجي
- تقارير الأداء
الحد الأقصى لحجم الملف: 25 ميغابايت
طلبات التغيير الطفيفة مقابل الكبرى
يدعم النظام مسارين للموافقة.
طلبات التغيير الطفيفة
عادةً ما تشمل التغييرات الطفيفة تعديلات منخفضة المخاطر لا تؤثر بشكل كبير على الاتجاه الاستراتيجي.
أمثلة:
- تعديلات صغيرة على الأهداف
- تصحيحات الوصف
- تحديثات طفيفة على المقاييس
- تغييرات إدارية
سير العمل الطفيف
الخطوة 1
يقوم المستخدم بتقديم الطلب.
↓
الخطوة 2
يتلقى معتمد طلب التغيير إشعارًا بالموافقة.
↓
الخطوة 3
يقوم المعتمد بمراجعة الطلب.
↓
القرار
الموافقة
- تمت الموافقة على التغيير.
- يتلقى مقدم الطلب إشعار الموافقة.
- يتم تطبيق التغيير.
الرفض
- تم رفض الطلب.
- يتلقى مقدم الطلب إشعار الرفض.
- لا يتم تطبيق أي تغيير.
طلبات التغيير الكبرى
تشمل التغييرات الكبرى تعديلات استراتيجية تتطلب إشرافًا إضافيًا.
أمثلة:
- تغييرات كبيرة في الأهداف
- تغييرات في المقاييس
- تغييرات في الاتجاه الاستراتيجي
- تغييرات في الخط الأساسي تؤثر على التقارير
- تعديلات على مستوى التنفيذيين
الحقول الإضافية المطلوبة
القائد الأعلى
اختر القائد الأعلى المسؤول.
معتمدون إضافيون
يمكن أيضًا إضافة أصحاب المصلحة الاختياريين.
أمثلة:
- المالية
- مكتب إدارة المشاريع (PMO)
- الرعاة التنفيذيون
- قادة الأعمال
سير العمل الرئيسي
الخطوة 1: تقديم الطلب
يقدم مقدم الطلب طلب التغيير.
↓
الخطوة 2: موافقة القائد الأعلى
يتلقى القائد الأعلى طلب الموافقة.
القرار
الموافقة أو الرفض
إذا تم الرفض:
- تنتهي العملية.
- يتم إرسال إشعار الرفض.
إذا تمت الموافقة:
- يستمر الطلب إلى المعتمدين الإضافيين.
الخطوة 3: مراجعة المعتمدين الإضافيين
يتلقى المعتمدون الإضافيون طلبات الموافقة.
القرار
الموافقة أو الرفض
إذا رفض أي معتمد مطلوب:
- تنتهي العملية.
- يتم إرسال إشعار الرفض.
إذا وافق جميع المعتمدين المطلوبين:
- يستمر الطلب إلى معتمد طلب التغيير.
الخطوة 4: الموافقة النهائية
يقوم معتمد طلب التغيير المُكوَّن بالمراجعة النهائية.
القرار
الموافقة أو الرفض
إذا تمت الموافقة:
- يتم تطبيق التغيير.
- يتم إرسال إشعار الموافقة.
إذا تم الرفض:
- يتم إرسال إشعار الرفض.
تجاوز المسؤول
يمكن لمسؤولي الموقع ومسؤولي الشركة الموافقة أو رفض الطلبات في أي نقطة خلال سير العمل.
يتيح ذلك معالجة الطلبات العاجلة دون انتظار سلسلة الموافقة الكاملة.
الإشعارات
يرسل النظام تلقائيًا إشعارات بريد إلكتروني طوال عملية الموافقة.
بريد إنشاء الطلب
يُرسل عند تقديم الطلب.
المستلمون:
- المعتمدون المعينون
- القائد الأعلى (إذا كان ذلك مناسبًا)
بريد طلب الموافقة
يُرسل كلما كان هناك إجراء مطلوب من المعتمد.
يشمل:
- تفاصيل الطلب
- معلومات مقدم الطلب
- الوثائق الداعمة
- إجراءات الموافقة
بريد الموافقة
يُرسل عند حصول الطلب على الموافقة النهائية.
المستلمون:
- مقدم الطلب
- أصحاب المصلحة المعنيون
بريد الرفض
يُرسل عند رفض الطلب.
المستلمون:
- مقدم الطلب
- أصحاب المصلحة المعنيون
مؤشرات الحالة البصرية
تساعد المؤشرات البصرية المستخدمين على فهم حالة الطلب بسرعة.
في انتظار الموافقة
🔔 أيقونة الجرس
تشير إلى أن الطلب ينتظر الموافقة.
تمت الموافقة
✅ علامة الصح
تشير إلى أن الطلب تمت الموافقة عليه وتم تطبيقه.
تم الرفض
يبقى الطلب دون تغيير ويتم تسجيله في السجل التاريخي.
عرض حالة الطلب
يمكن للمستخدمين عرض حالة الطلب مباشرة من البطاقة أو النتيجة الرئيسية.
قد تتضمن المعلومات المتاحة:
- القيمة الحالية
- القيمة المطلوبة
- حالة الطلب
- تاريخ التقديم
- معلومات المعتمد
- الوثائق الداعمة
سجل التدقيق والتاريخ
يتم تسجيل كل طلب تغيير والاحتفاظ به لمتابعة التاريخ.
يحافظ النظام على:
- نوع الطلب
- القيمة السابقة
- القيمة الجديدة
- الحالة
- مقدم الطلب
- المعتمد(ون)
- الوثائق الداعمة
- تاريخ التقديم
- تاريخ الموافقة
- سبب الرفض (إذا كان ذلك مناسبًا)
يوفر هذا رؤية كاملة وقابلية تتبع لجميع الطلبات المعتمدة والمرفوضة.
أفضل الممارسات
استخدم الطلبات الطفيفة عندما
- تصحيح الأوصاف
- تحديث القيم الصغيرة
- إجراء تغييرات إدارية
استخدم الطلبات الكبرى عندما
- تغيير الأهداف
- تحديث المقاييس
- تعديل الاتجاه الاستراتيجي
- تغيير قيم الخط الأساسي
- تغيير الالتزامات التنظيمية
دائمًا قم بتضمين
- مبرر عمل واضح
- أدلة داعمة
- تقييم التأثير
يساعد توفير معلومات كاملة المعتمدين على اتخاذ قرارات أسرع وأكثر وعيًا.
ملخص
توفر عملية طلب التغيير والموافقة طريقة منظمة ومحكومة لطلب التعديلات على البطاقات المقفلة، والنتائج الرئيسية (KRs)، والبيانات الاستراتيجية بعد تأسيسها. بدلاً من السماح بالتعديلات المباشرة التي قد تؤثر على التقارير أو التوافق أو أهداف المنظمة، يجب على المستخدمين تقديم طلب تغيير رسمي للمراجعة والموافقة.
تدعم العملية كلًا من طلبات التغيير الطفيفة والكبرى، مما يسمح للمؤسسات بتطبيق مستوى الحوكمة المناسب بناءً على أهمية التغيير المطلوب. من خلال المعتمدين القابلين للتكوين، والإشعارات الآلية، والوثائق الداعمة، وسير العمل الخاص بالموافقة، تضمن العملية أن تكون كل التغييرات شفافة وقابلة للتدقيق ومصرح بها بشكل صحيح قبل التنفيذ.
تعليقات