كيفية تيسير جلسة عرض وتخطيط التحسين المستمر للقادة
هدف الورشة
فرق قيادة التحسين المستمر تساعد الفرق على النضج من خلال إزالة العقبات وتقديم الدعم للمشاكل التي لا تستطيع الفرق حلها بشكل مستقل. في جلسة عرض وتخطيط التحسين المستمر، ستقوم بالغوص العميق في أداء الفرق، وتحليل راداراتهم، وتحديد أهم مجالات النمو وتطوير خطة ملموسة لإزالة العقبات التنظيمية في الربع القادم/برنامج الزيادة (PI).
في المرة الأولى التي يجتمع فيها الفريق للتخطيط، ستحتاج إلى نصف يوم على الأقل. بعد ذلك، خطط لـ 90-120 دقيقة لهذه الورشة الفصلية.
مخرجات الورشة
تشمل مخرجات الورشة ما يلي:
- يتم الاتفاق على 2-3 عناصر نمو تنظيمية للعمل عليها في الربع/البرنامج القادم، مع معايير قبول واضحة ونتائج قابلة للقياس
- تحديد المالكين لكل عنصر نمو
- تخطيط الخطوات التالية (من، ماذا ومتى) لكل عنصر نمو
- اتفاق الفريق على خطة لنقاط تفتيش القيادة
الحضور والميسر للورشة
الحضور: القادة والمدربون لبرنامج أو خط أعمال أو قطار إصدار أجايل أو محفظة
الميسر: مدرب أجايل على مستوى البرنامج، لديه خبرة كميسر AgilityInsights®
جدول ورشة عمل نموذجي
| المقدمة وعرض الملاحظات الملخصة | المقدمة، هدف الاجتماع والقواعد | 5 دقائق |
| ملخص الملاحظات (نقاط القوة، الفرص، التوصيات) | 15 دقيقة | |
| مجموعات عمل صغيرة - التحليل والمناقشة | تحليل البيانات وتيسير النقاش | 30 دقيقة |
| مراجعة عناصر النمو التنظيمي وتيسير النقاش | 30 دقيقة | |
| عناصر خطة النمو والخطوات التالية | تحديد أهم 2-3 عناصر نمو | 15 دقيقة |
| الخطوات التالية - الحصول على توافق حول الملكية ونقاط تفتيش القيادة | 10 دقائق | |
| استرجاع الجلسة | 5 دقائق |
التحضير للورشة
- إعداد الفريق المتعدد في AgilityInsights® أو مراجعة وتحديث الفريق المتعدد الحالي. سيسمح ذلك بتعيين أعضاء الفريق كمالكين لعناصر النمو التنظيمي والمؤسسي.
- جدولة الاجتماع وإرسال الدعوة
- تضمين جميع أعضاء فريق قيادة التحسين المستمر والمدربين الذين يعملون مع الفرق المشمولة
- العمل مع مسؤول الشركة للتأكد من أن جميع المشاركين لديهم حساب تم إعداده في AgilityInsights® مع الدور المناسب، والذي غالبًا سيكون قائد المنظمة. سيسمح لهم ذلك بإنشاء حساب AgilityInsights®، وسحب OGI's، وما إلى ذلك.
- مراجعة وتحضير بيانات الفريق المتعدد وعناصر النمو التنظيمي (OGIs) مسبقًا قبل الاجتماع. قم بتنزيل قالب PowerPoint في أسفل هذه المقالة - لست مضطرًا لاستخدامه ولكن قد يوفر لك نقطة انطلاق رائعة! لقد أدرجنا أيضًا دليل التيسير لك!
- تحديد الرؤى الرئيسية في البيانات - اقرأ مراجعة وتحليل بيانات الفرق المتعددة
- تحديد المواضيع في عناصر النمو التنظيمي (OGIs)
- إذا كان أي OGI غير واضح، اعمل مع Scrum Master للفريق لتحديث الوصف
- اقرأ عن إنشاء وإدارة خطط التحسين المستمر
- إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يجتمع فيها الفريق للتخطيط، قم بجدولة وقت إضافي للاجتماع. فكر في بدء الاجتماع بـ نظرة عامة للقادة إذا لم يتم تقديم AgilityInsights® للحضور، أو قدم هذا العرض التقديمي مسبقًا.
نصائح للتيسير
قم بتنزيل ملاحظات الميسر في أسفل هذه المقالة. لقد لخصنا بعض النقاط البارزة أدناه:
ملخص الملاحظات: شارك ملاحظاتك وتوصياتك مع المجموعة (من تحضيراتك وتحليلك قبل الاجتماع) حتى يكون لديهم نقطة انطلاق لتحليلهم ومناقشتهم
مجموعات العمل - تحليل البيانات: قسّم الحضور إلى مجموعات صغيرة من 2-3 أشخاص للتركيز على مجالات تحليل مختلفة ثم قدم النتائج للمجموعة الأكبر. أفكار لمجالات التركيز تشمل:
- رادار الفرق المتعددة وجدول التحليلات
- مستوى النضج ونموذج/خارطة طريق النضج
- تصفية الرادار حسب الدور ومجموعة المشاركين
- مقاييس التسليم الكمية (إذا توفرت)
- رحلة النمو
- مراجعة تعليقات الفريق، إذا كانت الميزة متاحة لشركتك ونوع المستخدم الخاص بك
مجموعات العمل - مراجعة عناصر النمو التنظيمي: قسّم الحضور إلى مجموعات صغيرة من 2-3 أشخاص للتركيز على كل موضوع ثم قدم النتائج للمجموعة الأكبر.
- قد ترغب في إقران القادة بناءً على مجال خبرتهم للتركيز على عناصر النمو المتعلقة بمجالهم، مثل أجايل، ديفوبس، الإدارة، المنتج، إلخ.
- اجعل كل مجموعة تراجع، وتجمع العناصر ذات الصلة الوثيقة، وتحدد الفرق المتأثرة، وتوضح الأوصاف وتضيف معايير القبول لعناصر النمو التي أنشأتها الفرق.
- قد تضيف المجموعات أيضًا عناصر نمو إضافية بناءً على التحليل والمناقشة.
تحديد أهم 2-3 عناصر نمو: أولوية قائمة عناصر النمو (فكر في استخدام لوحة الأفكار للتصويت) واختر العناصر القليلة التي يرغب الفريق في التركيز عليها في هذا الربع/البرنامج.
تنقيح القضايا الرئيسية: تحديد ما إذا كانت القضايا الرئيسية عبارة عن ملحمات تحتاج إلى تقسيم إلى قصص أصغر (وثق ذلك كعنصر عمل) أو صغيرة بما يكفي لإكمالها خلال دورة واحدة. قم بأي تحديثات إضافية لمعايير القبول إذا لزم الأمر. حدد كيف يمكن قياس النتائج والكفاءة أو الكفاءات المستهدفة للتحسين.
الحصول على توافق حول الملكية: يجب أن يتطوع شخص واحد على الأقل لتولي ملكية كل عنصر نمو.
الحصول على توافق حول نقاط تفتيش القيادة: يسّر مناقشة مع المجموعة لتحديد الطقوس والإيقاع الذي يمكنهم الاتفاق عليه وشجع على عرض ربع سنوي للفريق لعرض العقبات التي تم حلها.
تعليقات